Как выстроить эффективную коммуникацию по email

Ученые Университета Лафборо обнаружили, что 70% полученных писем открываются в течение 6 секунд после получения, а в среднем на проверку электронной почты и мессенджеров работники интеллектуального труда тратят 40% рабочего времени.

Это значит, что почти половину времени, которое вы отводите на проектирование дизайна системы или написание документации, уходит на коммуникационную многозадачность.

Поэтому делюсь 3 советами, которые сложились за время моей рабочей практики и помогли улучшить навык работы с электронной почты.

Эффективная коммуникация по email

1. Используйте информативную тему письма.
   • Если от получателя письма требуются действие — начните с [ACTION] или [URGENT ACTION] и включите в сокращенном виде задачу по шаблону: Кто, Что, Когда
   • Если никаких действий не требуется, добавьте префикс в начале письма: [FYI] — For Your Information или [URGENT] — если информация срочная)
     • Пример 1: [FYI] Мы закрыли первый этап ПР-123(КТ1)
     • Пример 2: [URGENT] Информация о вашей поездке на поезде в МСК
2. Пишите эл. письма, состоящие из 5 предложений или меньше. Для длинных писем — используйте заголовки «Резюме» и «Подробности»
3. Используйте следующий шаблон для структурирования длинных писем:
   • Ситуация
   • Усложнение
   • Разрешение
   • Действие
   • Вежливость

При написании сложных и длинных писем начните с ситуации, затем расскажите про текущую проблему (усложнение), перейдите к предложенным вариантам решения, укажите, какого действия вы ожидаете, от кого и когда, и вежливо закончите.

Пример: Тема письма: [AСTON] Оцените исправления 3-х дефектов в сборке 5 ПР-123

Резюме

3 критических дефекта найдено в сборке 5. Дайте мне знать до 15:00 11 марта, когда вы сможете исправить дефекты.

Подробности

(СИТУАЦИЯ) Сегодня мы протестировали вашу новую сборку и обнаружили 3 критических дефекта на главном экране (см. подробности в приложении к письму)
(УСЛОЖНЕНИЕ) Нам нужно исправить дефекты и протестировать новый релиз перед выводом в ПРОМ через 2 недели.
(Решение) На мой взгляд, предпочтительным выходом из ситуации будет исправление дефектов в течение 2 недель. В противном случае мы будем вынуждены отложить вывод в ПРОМ, так как дефекты носят критичный характер. (ДЕЙСТВИЕ) Пожалуйста, дайте мне знать до 15:00 11 марта, что вызвало дефекты и сколько времени вам потребуется для их устранения.
(ВЕЖЛИВОСТЬ) Будем рады обсудить, как только у вас будет информация. Спасибо за вашу поддержку!

Приведенный список не является полным, но эти советы, можете начать использовать прямо сейчас!

Приятной вам работы! Будьте продуктивны!